O controle eficaz do estoque é fundamental para o sucesso operacional e financeiro de uma empresa. A falta de controle pode resultar em perdas de produto, prejuízos financeiros e a incapacidade de atender à demanda. A auditoria de estoque é uma prática essencial para assegurar a precisão das informações sobre os produtos.
Neste artigo, explicamos como funciona a auditoria de estoque, seus objetivos e como implementá-la corretamente. Acompanhe e descubra o processo de auditoria de estoques!
O que é uma auditoria de estoque
Auditoria de estoque é o processo de examinar o estoque físico de uma empresa e comparar essas informações com os registros contábeis ou sistemas de gestão. Esse processo envolve a avaliação de documentos, registros, notas fiscais e outras informações relacionadas aos itens. O objetivo é determinar com exatidão a quantidade de produtos em estoque e identificar problemas, como danos e roubos.
Quem realiza esse procedimento?
Geralmente, a auditoria de estoque é realizada pela própria empresa, utilizando uma equipe interna ou designando um colaborador específico para a tarefa. Não há uma regra rígida sobre quem deve executar a auditoria, mas é essencial que a pessoa tenha capacitação para organizar, documentar, comparar e monitorar os registros dos itens.
As principais atividades do auditor de estoque incluem:
- Contagem e verificação de produtos;
- Comparação com os registros;
- Preparação de relatórios de vistoria.
Por que é importante realizar auditorias de estoque?
A auditoria de estoque visa garantir a coerência entre os registros e a quantidade física de produtos. Sua importância reside em assegurar que o valor do estoque registrado seja genuíno e corresponda à realidade. Os resultados da auditoria podem revelar problemas como roubos, produtos parados, quebras de estoque e danos. Além disso, a qualidade e as condições dos itens são avaliadas, permitindo a remoção de produtos deteriorados.
Os números apurados ajudam a determinar se o estoque é suficiente para atender à demanda, indicando se é necessário fazer novas compras ou adiar entregas para os clientes.
Objetivos da auditoria de estoques
Para aplicar a auditoria de estoque de forma adequada, é importante entender seus principais objetivos:
- Apurar a quantidade real de itens no estoque com alta confiabilidade;
- Comparar o inventário físico com os registros em sistema, garantindo consistência;
- Identificar não conformidades, como perdas, roubos e deterioração;
- Avaliar o estado e a qualidade dos produtos armazenados;
- Atualizar os documentos de entrada e saída de ativos;
- Verificar o valor total do estoque e compará-lo com as demonstrações financeiras;
- Atender às exigências legais relacionadas ao controle de estoque. Diferença entre auditoria e inventário de estoque
Apesar de serem conceitos semelhantes, auditoria e inventário de estoque não são sinônimos. O inventário é uma tarefa específica destinada à contagem dos itens armazenados, enquanto a auditoria é um procedimento mais abrangente, utilizando dados e documentos para validar a conformidade dos itens no estoque.
Tipos de auditoria de estoque
Existem três modelos principais de auditoria de estoque:
- Rotativa:Realizada de forma cíclica, agrupando itens em ciclos para avaliação em intervalos regulares.
- Periódica:Ocorre em intervalos fixos e preestabelecidos, avaliando todos os itens em estoque de uma vez.
- Permanente:Realizada de forma contínua, registrando todas as transações que afetam o estoque em tempo real, mantendo-o sempre atualizado.
Auditoria de estoques: como fazer?
O processo de auditar estoques varia conforme o porte da empresa. Para organizações com grande volume de produtos, a tarefa pode ser complexa, enquanto para empresas de pequeno porte pode ser mais simples. De modo geral, o procedimento divide-se em três etapas:
- Inspeção dos itens:
O primeiro passo é contar os produtos em armazenamento, avaliando os documentos de entrada e saída e fazendo a contagem manual dos produtos físicos. É possível encontrar irregularidades entre os registros e o estoque real, devendo-se investigar essas diferenças. - Atenção aos itens deslocados:
Itens deslocados são aqueles que não pertencem à empresa, mas estão sob sua posse, sejam alugados ou emprestados, ou pertencentes à empresa, mas temporariamente com outra organização. Esses itens devem ser incluídos na contagem e sua documentação avaliada e comparada. - Valor do estoque e relatório de auditoria:
Após a contagem, calcula-se o valor total do estoque, somando o valor dos produtos e subtraindo uma estimativa das perdas. Em seguida, estrutura-se o relatório final com os dados coletados, auxiliando os gestores na tomada de decisões para um controle mais eficiente.
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Conclusão:
A auditoria de estoques é uma ferramenta poderosa para assegurar a gestão eficiente dos ativos armazenados. Por meio dela, a empresa pode obter dados realistas sobre seus produtos, e usar essas informações para criar planos de ação que ajudam a otimizar o estoque e reduzir custos de armazenagem.
