Robotização de Processos Fiscais: Por Onde Começar?
A robotização de processos fiscais tem se tornado uma tendência crescente no ambiente corporativo, oferecendo inúmeras vantagens, como maior eficiência, redução de erros e compliance mais robusto. Contudo, para que a implementação seja bem-sucedida, é crucial adotar uma abordagem estratégica e bem planejada. Aqui está um guia detalhado sobre como iniciar o processo de robotização fiscal em sua empresa.
- Entenda o Que é Robotização Fiscal
A robotização fiscal envolve o uso de tecnologias automatizadas para realizar tarefas relacionadas à gestão fiscal e tributária, como o processamento de documentos, cálculos de impostos e geração de relatórios. Isso geralmente é feito por meio de sistemas de Robotic Process Automation (RPA) e outras tecnologias avançadas como inteligência artificial (IA) e machine learning.
- Avalie os Processos Fiscais Existentes
Antes de implementar qualquer tecnologia, é essencial realizar um mapeamento detalhado dos processos fiscais atuais. Identifique quais tarefas são repetitivas e manuais, quais são mais propensas a erros e onde há maior carga de trabalho. Isso ajudará a priorizar as áreas que se beneficiarão mais da automação.
- Defina Objetivos Claros
Estabeleça objetivos específicos para a robotização fiscal. Estes podem incluir:
- Reduzir erros e retrabalho.
- Aumentar a eficiência e a produtividade.
- Melhorar a conformidade com as regulamentações fiscais.
- Reduzir custos operacionais.
Definir metas claras ajudará a medir o sucesso da implementação e a ajustar a estratégia conforme necessário.
- Escolha as Ferramentas e Tecnologias Adequadas
Escolher as ferramentas certas é crucial. Algumas opções incluem:
- Robotic Process Automation (RPA): Para automação de tarefas repetitivas e baseadas em regras.
- Sistemas de Gestão Fiscal: Que oferecem integração com RPA, ERP e outras tecnologias de automação.
- Inteligência Artificial e Machine Learning: Para análises preditivas e reconhecimento de padrões.
Certifique-se de que as ferramentas escolhidas se integrem bem aos sistemas existentes e atendam às necessidades específicas da sua empresa.
- Desenvolva um Plano de Implementação
Um plano de implementação bem estruturado deve incluir:
- Cronograma: Estabeleça um cronograma realista para a implementação e testes.
- Recursos: Alinhe os recursos necessários, como equipe de TI, consultores externos e orçamento.
- Treinamento: Garanta que a equipe envolvida receba treinamento adequado para operar e manter os novos sistemas.
- Teste e Valide os Processos
Antes de uma implementação completa, realize testes piloto para validar a eficácia dos novos processos automatizados. Identifique e resolva quaisquer problemas durante esta fase para minimizar riscos e garantir uma transição suave.
- Monitore e Ajuste
Após a implementação, monitore os resultados e compare-os com os objetivos estabelecidos. Utilize métricas de desempenho, como tempo economizado e redução de erros, para avaliar o sucesso. Esteja preparado para fazer ajustes e melhorias contínuas com base no feedback e nas necessidades emergentes.
- Garanta a Conformidade e Segurança
A robotização fiscal deve estar alinhada com as regulamentações locais e internacionais. Certifique-se de que os sistemas estejam em conformidade com as leis fiscais e de proteção de dados. Implementar medidas de segurança robustas é fundamental para proteger informações sensíveis contra vazamentos e ataques cibernéticos.
- Documente o Processo
Documente todos os aspectos do processo de robotização, desde a análise inicial até a implementação e ajustes. Essa documentação será útil para auditorias, treinamento de novos funcionários e futuras melhorias do sistema.
- Mantenha-se Atualizado
A tecnologia está em constante evolução, assim como as regulamentações fiscais. Mantenha-se atualizado com as tendências e inovações no campo da robotização fiscal e ajuste suas estratégias conforme necessário para garantir que sua empresa continue a obter benefícios.
SAAM AUDITORIA e a Robotização do PVA
O SAAM realiza uma Integração eficaz com o ERP.
O robô busca e valida os dados da receita Verifica a veracidade dos documentos na base da SEFAZ de cada estado
Possibilita a captura de XML’s através do e-mail cadastrado. Vamos saber melhor?
COMO FUNCIONA A ROBOTIZAÇÃO DO PVA?
O objetivo principal da ROBOTIZAÇÃO é otimizar o processo de validação do arquivo SPED e a transmissão do mesmo se necessário.
- Mesmo sem um validador instalado em sua máquina, o SAAM pode fazer essa validação e transmissão.
Atualmente, a ROBOTIZAÇÃO funciona para o SPED Fiscal e SPED Contribuições.
Ao gerar seu SPED Fiscal, o SAAM baixa esse arquivo para sua máquina. O ROBÔ (responsável por buscar e validar dados do SPED) receberá esses dados e encaminhará para o servidor do SAAM, que por sua vez, importará esses dados para o validador e aguardará essa validação. Esse é o processo de solicitação de validação.
COMO É REALIZADO O RETORNO DESSA VALIDAÇÃO?
O retorno é o processo inverso, ou seja, o validador envia o resultado (relatório) da validação para o servidor, que por sua vez envia ao ROBÔ, que disponibiliza o resultado da validação ao cliente SAAM.
A vantagem da robotização é que, além de fazer toda a auditoria da documentação, o sistema passa automaticamente o arquivo no módulo validador SPED, acusando os possíveis erros que o PVA acusaria. Só então, depois de todos os documentos validados e sem erros, o arquivo é encaminhado ao transmissor.
Pesquisas revelam que as empresas brasileiras levam, em média, 36 horas para transmitirem alguns arquivos. Com a ROBOTIZAÇÃO do PVA, isso não acontece.
O SAAM mostra o problema e te dá a solução em um curtíssimo espaço de tempo.
Conclusão
A robotização de processos fiscais pode transformar significativamente a forma como sua empresa gerencia suas obrigações fiscais, trazendo eficiência e precisão para um campo tradicionalmente complexo e burocrático. Seguir essas etapas garantirá uma transição bem-sucedida e ajudará sua empresa a colher os benefícios da automação fiscal de maneira eficaz e segura.
