Nota Denegada: O Que É, Quando Acontece e Como Evitar?

A denegação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um processo em que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) impede a autorização da nota fiscal, bloqueando a realização das operações a que ela se refere. Isso ocorre quando há irregularidades fiscais nos cadastros do emitente ou do destinatário. Muitas vezes, a nota fiscal denegada é confundida com a nota fiscal rejeitada, mas há diferenças significativas entre elas. Vamos detalhar a seguir o que caracteriza uma nota fiscal denegada.

O que é uma nota fiscal denegada?

Uma nota fiscal denegada é aquela que a SEFAZ impede de ser autorizada devido a irregularidades fiscais. Ao tentar autorizar o documento, a SEFAZ notifica o emitente sobre a denegação, indicando que não é possível reverter o status da nota. A denegação é o status final da NF-e e, uma vez denegada, a nota não pode ser alterada ou reutilizada. O número dessa nota também não pode ser reaproveitado, pois já foi registrado pela SEFAZ. Embora a nota denegada não tenha valor fiscal, ela deve ser registrada na contabilidade e mantida por um prazo legal de cinco anos.

Os objetivos da SEFAZ ao denegar uma nota fiscal são:

• Reduzir a concorrência desleal;
• Aumentar o controle sobre operações intra e interestaduais;
• Combater a sonegação de impostos.

Quando uma NF-e é denegada?

Uma NF-e é denegada quando a empresa tenta emitir uma nota para outra organização cuja Inscrição Estadual (IE) está suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa, ou se a própria empresa emitente está em uma dessas situações. A mensagem de denegação da nota fiscal indica se as irregularidades são do destinatário, do emitente, ou relacionadas à numeração da NF-e. Cada estado pode definir critérios específicos para irregularidades de acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005. Em caso de dúvidas, é aconselhável contatar a SEFAZ do seu estado ou do estado do destinatário da NF-e.

Principais motivos de denegação

1. Rejeição 301: Uso Denegado por Irregularidade Fiscal do Emitente. Indica que a IE do emitente está irregular.
2. Rejeição 302: Uso Denegado por Irregularidade Fiscal do Destinatário. O destinatário está em situação irregular perante o Fisco.
3. Rejeição 303: Uso Denegado, Destinatário não habilitado a operar na UF. O destinatário não está habilitado a operar na Unidade Federativa.

O que fazer quando a nota é denegada?

1. Verifique o motivo da denegação: Consulte a situação da Inscrição Estadual no site do Sintegra ou no Cadastro Centralizado de Contribuintes do seu estado.
2. Regularize a situação: Se a irregularidade for do emitente, regularize a situação com a SEFAZ. Se for do destinatário, informe-o sobre a necessidade de regularização.
3. Emita uma nova nota fiscal: Uma nova nota deve ser emitida, pois a denegada não pode ser reutilizada. Lembre-se de armazenar a nota denegada por cinco anos.

Diferença entre nota fiscal denegada e nota rejeitada

A nota fiscal denegada resulta de irregularidades na IE do emitente ou do destinatário. Já a nota rejeitada ocorre por erros no lançamento da NF-e, como cadastro incorreto do destinatário, erros de tributação ou detalhes do produto. As notas rejeitadas não são gravadas pela SEFAZ e o número da NF-e pode ser reutilizado.

Como evitar a emissão de uma nota denegada?

1. Verifique a regularização da sua empresa na SEFAZ:
   Certifique-se de que sua empresa está devidamente cadastrada na SEFAZ.
2. Verifique a regularização dos seus clientes na SEFAZ:
   Certifique-se de que seus clientes estão regularizados para evitar a denegação.
3. Conheça as regras para emissão de notas fiscais:

• Cadastre-se no CNPJ da Receita Federal do Brasil.
• Cadastre-se como contribuinte do ICMS.
• Tenha um Certificado Digital.
• Tenha acesso à internet.
• Utilize um programa de emissão de NF-e ou o serviço gratuito da SEFAZ.

Seguindo essas diretrizes, sua empresa pode evitar a emissão de notas fiscais denegadas, garantindo conformidade com as exigências fiscais.

A adoção de um Software de Auditoria e Correções Automáticas, como o SAAM, para a validação em tempo real das Inscrições Estaduais (IEs) dos clientes compradores antes da emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) oferece diversos benefícios e é de grande importância para empresas que buscam eficiência e Compliance Fiscal.

O SAAM FAZ:

• Validação do cliente junto à SEFAZ
• Validação dos dados do fornecedor (inscrição estadual, endereço, localidade)
• Validação da situação de clientes IE, proporcionando segurança, eficiência e conformidade fiscal, trazendo múltiplos benefícios para a empresa.
• Pré-entrada de notas automática após recebimento de NF-e e CT-e
• Manifestação automática após o lançamento
• Integração com os principais ERP’s do Brasil, sanando inclusive, possíveis deficiências.

SAAM: REFERÊNCIA EM COMPLIANCE FISCAL NO BRASIL!