Guarda de documentos: quanto tempo é necessário guardar cada tipo?
Se você está cansado de ver pilhas de papéis se acumulando e se preocupando se está guardando tudo pelo tempo correto, não se preocupe mais com multas, problemas fiscais ou dores de cabeça por documentos perdidos ou fora do prazo.
O tempo de guarda de recibos, documentos e notas fiscais varia de acordo com sua natureza e finalidade específica. Aqui está um guia completo para responder todas as suas dúvidas sobre guarda de documentos:
Documentos Fiscais:
- Notas Fiscais (emitidas e recebidas):
Guarde por 5 anos a partir da data de emissão (Lei 5.172/1966, Art. 173). Essencial para comprovar compras e serviços, garantia e obrigações fiscais. - Cupons Fiscais e Comprovante de Pagamento:
Mantenha por 5 anos a partir da data da compra (Lei 8.078/1990, Art. 33). Úteis para trocas, devoluções e para fins fiscais e pessoais. - Notas Fiscais de Serviços Eletrônicos (NFSe):
Preserve por 5 anos a partir da prestação do serviço (Lei Complementar 116/2003, Art. 4º). Importante para comprovar a utilização do serviço e obrigações fiscais.
Documentos Trabalhistas:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS):
Guarde indefinidamente, pois é essencial para comprovar seu histórico profissional e direitos trabalhistas. - Holerites:
Mantenha por 5 anos a partir da data do pagamento (Art. 392 da CLT). Usado para comprovar rendimentos e calcular imposto de renda. - Termos de Rescisão de Contrato (TRCTs):
Guarde por 1 ano após a rescisão (Art. 482 da CLT). Comprova o término do contrato e seus direitos.
Documentos Pessoais:
- Certidão de Nascimento, Casamento, Divórcio e Óbito:
Guarde vitaliciamente, pois são documentos essenciais para diversos fins legais e pessoais. - Título de Eleitor:
Mantenha indefinidamente para exercer seu direito ao voto e para serviços públicos. - RG (Carteira de Identidade):
Sem validade definida, mas é recomendável atualizar a cada 10 anos. - CNH (Carteira Nacional de Habilitação):
Varia conforme a categoria, essencial para conduzir veículos. - Passaporte:
Válido por 10 anos, renovável antes do vencimento para viagens internacionais.
Documentos Bancários e de Investimento:
- Extrato Bancário e Comprovantes de Pagamento:
Guarde por 5 anos a partir da data da transação ou pagamento para acompanhar movimentações financeiras e fins fiscais. - Investimentos:
Consulte a instituição financeira para informações específicas sobre o prazo de guarda.
Outros Documentos:
- Contrato de Aluguel:
Mantenha por 3 anos após o término para comprovar o período de locação. - Documentos de Veículo (DUT, DPVAT, etc.):
Prazos variam, consulte o órgão responsável para informações precisas. - Apólices de Seguro: O prazo de guarda varia conforme o tipo de seguro.
Armazenamento de XMLs na WEB
Por falar em guarda de documentos, você sabia que o SAAM WEB armazena dados na empresa EVEO que é referência em segurança e persistência de dados.
A EVO Security é uma empresa especializada em segurança digital, focada especialmente na proteção de XMLs.
XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem de marcação utilizada para estruturar dados de forma hierárquica, comum em diversos sistemas e aplicações.
A EVO Security desenvolve soluções para garantir a integridade, confidencialidade e autenticidade desses arquivos XML, protegendo contra ameaças como vazamento de informações, ataques cibernéticos e manipulação indevida dos dados. Suas soluções geralmente envolvem criptografia, controle de acesso, monitoramento e auditoria dos XMLs, proporcionando segurança robusta para empresas que lidam com dados sensíveis.
Além disso, o SAAM disponibiliza os dados através do SAAM CLOUD ou em pasta local, se solicitado pelo cliente.
