A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória importante dentro do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), exigida para a apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). A seguir, veja como realizar a ECF em 5 passos, além de entender as obrigações envolvidas e os prazos.
Desde a sua implementação, o SPED trouxe uma série de mudanças na forma como as empresas organizam e transmitem seus dados fiscais. A ECF, introduzida em 2014 como substituição da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), faz parte dessas mudanças e visa reduzir a burocracia no processo de envio de informações ao Fisco.
Quem Deve Declarar a ECF?
A ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, exceto:
- Empresas optantes pelo Simples Nacional;
- Órgãos públicos, fundações e autarquias;
- Empresas inativas.
As empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado, bem como as imunes e isentas, devem realizar a entrega da ECF.
Quando Declarar?
A ECF deve ser transmitida ao SPED até o último dia útil de julho de cada ano, contendo todas as informações do ano-calendário anterior.
Multas pelo Descumprimento
O não cumprimento da entrega da ECF dentro do prazo pode gerar multas, variando de acordo com o porte da empresa:
- R$ 500 por mês de atraso para empresas imunes, isentas ou optantes pelo Lucro Presumido no ano anterior;
- R$ 1.500 por mês de atraso para as demais empresas;
- Se a empresa não responder à intimação da Receita Federal, a multa adicional será de R$ 500 por mês.
Como Declarar a ECF em 5 Passos
Agora, confira os cinco passos essenciais para garantir uma ECF correta e dentro do prazo:
- Organize-se para o Prazo de Entrega
A ECF deve ser transmitida até o último dia útil de julho. Atrasos podem resultar em multas consideráveis. Portanto, utilizar sistemas de gestão contábil automatizados pode ajudar a manter todas as informações fiscais organizadas e prontas para a transmissão.
- Verifique se Você Está Obrigado a Declarar
Todas as empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado** estão obrigadas a entregar a ECF, além de empresas imunes ou isentas. As optantes pelo Simples Nacional estão isentas dessa obrigação.
- Siga o Manual de Orientação
A Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013 estabelece as diretrizes para o preenchimento e envio da ECF. O Manual de Orientação é o guia oficial para garantir que todas as regras sejam seguidas. Nele, estão descritos o layout e os requisitos para a transmissão da escrituração, incluindo as instruções para retificação, se necessário.
- Utilize o Certificado Digital Correto
A ECF só pode ser transmitida com o uso de certificado digital, que pode ser do tipo A1 (instalado diretamente no computador) ou A3 (em um token ou cartão). O certificado deve ser emitido por uma Entidade Autorizada do sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
O modelo A1 é recomendado, pois oferece maior facilidade na automação de processos, como busca de XML e envio de notas fiscais.
- Utilize um Sistema de Gestão Contábil
A eficiência na elaboração e transmissão da ECF depende de profissionais qualificados e de um sistema de gestão integrado. Um bom software automatiza processos, ajuda a manter os dados contábeis e fiscais organizados, e garante que as informações sejam transmitidas corretamente ao Fisco.
Conclusão
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) interliga os dados fiscais e contábeis das empresas, proporcionando maior agilidade e precisão na apuração de tributos como o IRPJ e a CSLL. Seguir os passos mencionados garante que sua empresa esteja em conformidade com as exigências legais, evitando multas e simplificando a gestão contábil.
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