O Compliance é uma área crítica na contabilidade e a robotização está desempenhando um papel fundamental para garantir a conformidade regulatória. Softwares de auditoria e correções automáticas têm revolucionado a rotina das empresas, permitindo análises e cruzamentos das obrigações fiscais, identificando possíveis irregularidades, realizando as correções necessárias antes do envio aos órgãos fiscalizadores e assegurando que todas as operações estejam em conformidade com as leis e regulamentações. Isso reduz o risco de penalidades e aumenta a transparência financeira.
Vantagens da Automatização de Processos na Gestão Tributária
Manter o compliance fiscal e aumentar a produtividade do departamento são apenas alguns dos desafios na gestão tributária. A tecnologia pode oferecer o suporte necessário com a automatização de processos.
O uso da tecnologia oferece uma série de avanços para empresas de todos os segmentos, e na gestão tributária não seria diferente. As novas soluções tornam a rotina do setor mais dinâmica, produtiva e digital. Com a automatização, a equipe interna ganha agilidade e precisão nas entregas, gerando inteligência de negócio para a empresa.
A robotização, por exemplo, já é uma realidade nas companhias e pode trazer uma série de benefícios quando aplicada em processos operacionais que demandam muito tempo dos colaboradores.
Como Funciona a Automatização de Processos?
A automatização usa diferentes ferramentas tecnológicas para viabilizar a execução das atividades operacionais e de rotina de uma empresa. A partir da integração de diferentes sistemas, da inteligência artificial e com o suporte de equipamentos modernos, é possível automatizar atividades repetitivas, centralizar dados e melhorar a gestão das tarefas, com um controle preciso.
Na prática, a automatização contribui para a organização das demandas internas e o cumprimento de prazos, resultando em maior qualidade nas entregas e otimizando o compliance fiscal.
Vale destacar que automação e automatização são conceitos diferentes:
- Automação: Permite que a atividade seja executada sem interferência humana, funcionando como mecanismos autorreguláveis capazes de fazer correções quando necessário.
- Automatização: Exige que um profissional programe, gerencie ou controle a tarefa, automatizando uma série de atividades, especialmente operacionais, de maneira simples e rápida.
Benefícios da Automatização
- Diminuição de Custos: Especialmente em um cenário de crise, a automatização oferece um salto de produtividade, reduz as tarefas repetitivas e centraliza os dados em uma única plataforma, obtendo visibilidade analítica para um gerenciamento mais preciso.
- Diminuição de Erros: Com o acesso a dados centralizados e o fluxo de processos automatizado, as entregas são feitas de maneira mais ágil e assertiva, diminuindo o número de erros e evitando retrabalhos e multas por entregas incorretas.
- Aumento da Velocidade de Acesso às Informações: A automatização permite organizar os dados em uma base centralizada e acessível, tornando a rotina da gestão tributária mais dinâmica e melhorando os resultados obtidos.
- Redução do Trabalho Repetitivo e Aumento da Produtividade: A automatização permite que os profissionais se concentrem em demandas estratégicas, enquanto as tarefas repetitivas são executadas pela tecnologia, aumentando a produtividade e mantendo a motivação em alta.
Compliance Fiscal, PVA e Robotização
O PVA (Programa Validador e Assinador) é um sistema disponibilizado pela Receita Federal para que as organizações contribuintes possam enviar o arquivo do SPED de forma periódica e organizada.
A função do PVA é validar as informações apresentadas pelas empresas ao Fisco. Problemas comuns durante a validação incluem erros de banco de dados, assinatura, importação de arquivos e versão do PVA. Ferramentas que auxiliam na validação e conferência dos dados são essenciais para evitar esses problemas.
O Processo de Envio Sem Robotização
Muitos escritórios de contabilidade ainda realizam o envio do SPED de forma manual, exigindo tempo e recursos significativos. O processo envolve baixar o PVA, incluir e validar dados, fazer a assinatura digital e enviar à Receita Federal, podendo levar até 36 horas. Este método é inviável, especialmente com prazos fiscais apertados e grandes volumes de SPEDs.
COMO FUNCIONA A ROBOTIZAÇÃO DO PVA?
O objetivo principal da ROBOTIZAÇÃO é otimizar o processo de validação do arquivo SPED e a transmissão do mesmo se necessário.
- Mesmo sem um validador instalado em sua máquina, o SAAM pode fazer essa validação e transmissão.
Atualmente, a ROBOTIZAÇÃO funciona para o SPED Fiscal e SPED Contribuições.
COMO FUNCIONA A VALIDAÇÃO COM A ROBOTIZAÇÃO DO SAAM:
Ao gerar seu SPED Fiscal, o SAAM baixa esse arquivo para sua máquina. O ROBÔ (responsável por buscar e validar dados do SPED) receberá esses dados e encaminhará para o servidor do SAAM, que por sua vez, importará esses dados para o validador e aguardará essa validação. Esse é o processo de solicitação de validação.
COMO É REALIZADO O RETORNO DESSA VALIDAÇÃO
O retorno é o processo inverso, ou seja, o validador envia o resultado (relatório) da validação para o servidor, que por sua vez envia ao ROBÔ, que disponibiliza o resultado da validação ao cliente SAAM.
A vantagem da robotização é que, além de fazer toda a auditoria da documentação, o sistema passa automaticamente o arquivo no módulo validador SPED, acusando os possíveis erros que o PVA acusaria. Só então, depois de todos os documentos validados e sem erros, o arquivo é encaminhado ao transmissor.
Ah! E sabe aquelas 36 horas que alguns arquivos levam para serem transmitidos?
Com a ROBOTIZAÇÃO do PVA, isso não acontece.
O SAAM mostra o problema e te dá a solução em um curtíssimo espaço de tempo.
