Só em 2023, a Receita enviou 106 mil comunicados alertando sobre divergências para autorregularização. Além disso, foram emitidos 24.844 autos de infração, totalizando R$ 4,96 bilhões.
Verdade seja dita, o empreendedorismo brasileiro ainda enfrenta erros constantes na emissão e monitoramento de notas fiscais, o que afeta diretamente o compliance fiscal das empresas.
Segundo relatório da Receita Federal, apenas em 2023, a Receita enviou 106 mil comunicados alertando sobre divergências para autorregularização. Além disso, foram emitidos 24.844 autos de infração, totalizando R$ 4,96 bilhões.
Esses números comprovam que os erros fiscais são extremamente comuns, afetando tanto as empresas quanto os contadores.
O Projeto NF-e
O projeto de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do governo brasileiro foi iniciado em 2006 pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) com o objetivo de modernizar e simplificar o processo de emissão de documentos fiscais no país.
O projeto foi implantado de forma gradual, com a obrigatoriedade de uso da NF-e começando a ser exigida para empresas de determinados segmentos em 2008, e, ao longo dos anos, a obrigatoriedade foi sendo expandida para outros setores e tipos de operações. O modelo de NF-e, no formato de um arquivo XML, é regulamentado pela Receita Federal, e é utilizado para a transmissão de dados fiscais entre as empresas e os fiscos estaduais.
Desde a sua criação, a NF-e passou por diversas atualizações e melhorias para atender a novas necessidades e incorporar novos requisitos legais, como a versão 4.0 que entrou em vigor em 2018, e atualmente, as implementações de sistemas e rotinas fiscais continuam sendo aprimoradas, porém, as dificuldades das empresas na captura desses arquivos continuam.
Captura de XMLs: Um Problema Persistente
Grande parte dos problemas na Gestão de Notas Fiscais das empresas está ligada à complexidade dos processos e à falta de automação que os simplifique.
De acordo com pesquisas, as empresas brasileiras gastam mais de 43 mil horas por ano com gestão tributária. Isso faz do Brasil o país que mais despende tempo nessa área.
Dependência de métodos manuais para registro e emissão de documentos fiscais, como notas de entrada e saída, não só aumenta a probabilidade de erros, como também consome considerável tempo das equipes contábeis ou dos empreendedores.
Outro desafio é acompanhar todas as notas emitidas contra o CNPJ da empresa. Sem um sistema eficaz, informações importantes podem ser perdidas, resultando em multas ou sanções fiscais.
Entre os problemas mais comuns na má gestão de notas fiscais, destacam-se:
- Divergências entre os valores recebidos e os lançados no sistema contábil, causando erros na apuração de impostos;
- Atrasos ou falhas na comunicação com fornecedores;
- Risco de recebimento de notas fiscais desconhecidas ou não relacionadas a compras reais, abrindo margem para fraudes ou pagamentos duplicados;
- Perda do direito à recuperação de créditos de ICMS, IPI, PIS e COFINS.
- Inconsistências e falhas de comunicação
- Sistema fragmentado, onde cada estado tem seu próprio sistema de controle de notas fiscais eletrônicas, com regulamentações específicas, o que dificulta a padronização.
Esses problemas são frequentes, sendo comum que documentos fiscais sejam extraviados ou que o empresário encontre, dias depois, uma nota não reconhecida.
A seguir, explicaremos como nossa ferramenta opera e outras soluções aplicáveis ao cotidiano fiscal e contábil.
A Solução
Felizmente, o avanço tecnológico tem possibilitado o uso de novas ferramentas que auxiliam diretamente o compliance fiscal das empresas. A gestão manual está sendo rapidamente substituída por soluções que tornam o processo mais ágil e preciso.
O SAAM Auditoria, por sua vez, promove uma Inovação em Inteligência Fiscal, que foca na automação e facilidade de gestão de notas fiscais, auditorias e correções automáticas.
Pré-entrada de notas automática após recebimento de NFe e CTe, Manifestação automática após o lançamento, Validação do cliente junto à SEFAZ, com essa solução, contadores e empreendedores podem monitorar, em tempo real, não apenas as notas emitidas contra o CNPJ, mas também toda a gestão de notas.
Através do nosso Gestor de Notas, e da funcionalidade “Download Através Do Cadastro Do Contabilista”, é possível ao contador (acima de 10 a 20 clientes), realizar a captura de XML pelo Portal do Contabilista, através de seu login e senha.
Além disso, o SAAM Auditoria possibilita extrair automaticamente dados desses documentos e utilizá-los para gerar relatórios personalizados em poucos segundos.
Auditorias refinadas, gestão centralizada de XMLs, correções automáticas, integração eficaz com os principais ERP’s do Brasil, Robotização do PVA, SPED livre de erros e inconsistências, entre outros: esse é o SAAM Auditoria.
Validação do cliente junto à SEFAZ
Através dessa validação, é possível monitorar, em tempo real, todos os documentos fiscais da empresa, garantindo que nenhuma informação passe despercebida. Essa funcionalidade não só previne erros como também facilita a conferência e validação das informações, reduzindo o risco de autuações.
Relatórios estratégicos gerados em segundos:
A contabilidade tem mudado significativamente. Se antes o foco era em tarefas operacionais e no cálculo de impostos, hoje os empreendedores buscam um atendimento mais estratégico e consultivo.
O SAAM, atento a essa mudança permite ao contador se posicionar como consultor estratégico, encantando seus clientes com dados relevantes.
Com todas as informações captadas por meio das notas fiscais e auditorias, é possível filtrar e compilar dados importantes para criar dashboards personalizados.
Dessa forma, pode-se criar relatórios personalizados e através dos dados gerados, até criar um atendimento mais consultivo e estratégico.
Auditorias refinadas, gestão centralizada de XMLs, correções automáticas, integração eficaz com os principais ERP’s do Brasil, Robotização do PVA, SPED livre de erros e inconsistências, entre outros: esse é o SAAM Auditoria.
Conclusão:
A Gestão de Notas fiscais eficiente é um dos principais desafios enfrentados por empresas e contadores no Brasil. Com um sistema tributário complexo e alta incidência de erros fiscais, manter a regularidade é uma tarefa árdua.
A automação no registro e emissão de documentos fiscais se tornou um diferencial importante, beneficiando empresários e contadores. Soluções como o SAAM Auditoria ajudam a reduzir riscos de multas e penalidades, além de economizar tempo ao eliminar retrabalho e processos manuais.
Em um cenário em que o atendimento rápido e eficaz é cada vez mais necessário, a inovação nos processos internos é essencial para manter a competitividade. O SAAM Auditoria se destaca como uma ferramenta que traz segurança e eficiência à Gestão de Notas Fiscais de empresas e contadores.
SAAM, INOVAÇÃO EM INTELIGÊNCIA FISCAL!
