Compreender o eSocial é essencial para todos os empreendedores, especialmente porque sua criação, em 2014, introduziu novas obrigações que todas as empresas do país devem seguir. Este sistema permite que as empresas enviem informações ao governo por meio de um canal unificado, substituindo o uso de papel ou outras plataformas online e garantindo o cumprimento das obrigações legais.
O que é o eSocial?
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele permite que as empresas transmitam informações sobre seus funcionários ao governo, abrangendo diversos procedimentos trabalhistas, como vínculos, pagamento, aviso prévio, entre outros. Inicialmente destinado ao gerenciamento de trabalhadores domésticos, a partir de 2018 tornou-se obrigatório para todas as empresas, independentemente do porte ou faturamento, incluindo segurados especiais, prestadores de serviços, cooperados e estagiários.
Criado pelo Decreto nº 8.373 de 2014, o eSocial integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e visa unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais dos trabalhadores para os órgãos federais, assegurando a segurança dos dados e o cumprimento da legislação.
Para que serve o eSocial?
O eSocial facilita o trabalho dos empreendedores ao centralizar comunicações e exigências do Ministério do Trabalho. As informações incluem:
- Contribuições previdenciárias
- Dados sobre a folha de pagamento
- Relatos de acidentes de trabalho
- Aviso prévio
- Escriturações fiscais
- Informações sobre FGTS, entre outros.
Todas as informações são centralizadas na plataforma do eSocial, simplificando e agilizando os processos empresariais e reduzindo significativamente a burocracia. Além de simplificar procedimentos, o eSocial assegura os direitos previdenciários e trabalhistas dos funcionários.
Como funciona o eSocial?
O eSocial funciona por meio de eventos, que são classificados em três tipos principais:
- Eventos iniciais e de tabela: englobam informações necessárias na contratação de um funcionário, como função, horários, turnos, rubricas e validade dos dados.
- Eventos periódicos: são informados em datas fixas, como a folha de pagamento.
- Eventos não periódicos: não têm datas definidas e incluem afastamentos temporários, demissões, alterações salariais, entre outros.
Todas as informações são transmitidas em arquivos XML ao portal do eSocial.
Passo a passo para enviar as informações
Primeiro, as informações iniciais sobre o trabalhador devem ser transmitidas. Manter esses dados atualizados é crucial para a criação de eventos subsequentes. Após o preenchimento, os arquivos são enviados ao repositório do eSocial. Relatórios gerados em plataformas externas são exportados para o ambiente do eSocial. Após a criação do evento, a empresa recebe um ticket de confirmação que valida os dados.
É obrigatório fazer o eSocial?
Sim, o uso do eSocial é obrigatório para todas as empresas, incluindo MEIs e pessoas físicas com empregados domésticos. A obrigatoriedade começou em janeiro de 2018 para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões e em julho do mesmo ano para as demais.
As empresas devem enviar todas as informações sobre seus colaboradores, cumprindo 15 obrigações fundamentais, como:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Comunicação de Dispensa (CD)
- Folha de pagamento, entre outras.
Qual o prazo para implementação do eSocial?
A implementação foi dividida em três categorias:
- Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões: Início em janeiro de 2018 e término em janeiro de 2019.
- Demais empresas privadas, MEI e pessoas físicas: Início em julho de 2018 e término em julho de 2019.
- Órgãos públicos: Início em janeiro de 2019 e término em julho de 2019.
eSocial para micro e pequenas empresas
A Receita Federal simplificou a utilização do eSocial para micro e pequenas empresas por meio de uma plataforma específica para MEIs, semelhante à usada pelo empregador doméstico, sem necessidade de certificado digital. MEIs sem empregados continuam a prestar contas pelo SIMEI, sem mudanças.
Benefícios do eSocial para as empresas
Os principais benefícios do eSocial incluem a simplificação dos procedimentos, otimização do tempo, aumento da produtividade, e redução de custos. O programa unificou as obrigações das empresas perante a Receita Federal, INSS, Ministério da Previdência Social, e Ministério do Trabalho e Emprego, além da Caixa Econômica Federal. Isso melhora a gestão organizacional e proporciona maior segurança jurídica.
Como tirar o comprovante de qualificação cadastral do eSocial?
Para verificar se os dados dos colaboradores estão corretos, evitando problemas no cadastramento inicial e admissões:
- Acesse a página de Qualificação Cadastral.
- Escolha ‘Consulta Qualificação cadastral on-line’.
- Insira os dados do trabalhador.
- Consulte e obtenha o comprovante, que pode ser impresso ou salvo em PDF.
A consulta em lote, para vários trabalhadores, exige envio de arquivo padronizado e acesso por Certificado Digital.
Principais impactos do eSocial
O eSocial melhorou a qualidade das informações prestadas pelas empresas, eliminando fraudes e redundâncias. Cada dado é registrado no momento de sua ocorrência, padronizando e aperfeiçoando os procedimentos de transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações.
Empresas devem se adaptar às exigências legais, não podendo descumprir prazos ou adotar medidas fora da lei. O eSocial também contribui para a tomada de decisões relacionadas a políticas públicas, beneficiando toda a sociedade.
Eleve a qualidade da gestão da sua empresa
O eSocial é uma ferramenta essencial para garantir que a equipe da sua empresa receba todos os benefícios trabalhistas, além de trazer segurança jurídica e fiscal para o seu negócio.
Em paralelo ao cumprimento das obrigações com os trabalhadores, existem outros processos que também precisam estar atualizados e organizados.
Por isso, implementar um software de AUDITORIAS E CORREÇÕES AUTOMÁTICAS, como o SAAM, auxilia na organização fiscal e contábil da empresa, aumenta a produtividade dos times e eleva a qualidade dos dados enviados ao Fisco.
- Auditorias, Cruzamentos de XML’s e Correções automáticas
- Pré-entrada de notas automática após recebimento de NF-e e CT-e
- SPED Fiscal, SPED Contribuições
- Geração de relatórios personalizamos para comparação com os do ERP
- Integração com os principais ERP’s do Brasil, entre outros
