Para alcançar os resultados preestabelecidos em seu planejamento estratégico, uma empresa precisa contar com boas ações de marketing, uma gestão financeira eficaz e um atendimento de qualidade ao cliente. No entanto, de nada adianta se a organização não se preocupar em eliminar processos manuais, devido aos gargalos que eles trazem para a rotina de um negócio. Neste artigo, explicamos os prejuízos que a não automatização pode trazer para o dia a dia da sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!
O Que é Automatização de Processos?
Por muito tempo, o termo “automatização de processos” esteve vinculado às linhas de produção de indústrias, às máquinas e aos robôs. Com o avanço da tecnologia, a automatização de processos foi sendo incorporada a diversas áreas, especialmente à administrativa e financeira. Atualmente, este recurso é indispensável para a gestão das empresas, pois além de integrar operações, aumenta a produtividade e reduz os custos.
Quais Processos Podem Ser Automatizados?
Grande parte dos processos de uma empresa pode ser automatizada. Confira alguns dos principais:
Controle de Estoque:
Um controle de estoque eficaz otimiza o processo de compras, facilita a gestão de fornecedores e auxilia no planejamento financeiro anual. A automatização permite a integração entre os setores da empresa e proporciona uma visão mais ampla dos dados do negócio.
Gestão Fiscal:
Automatizar a gestão fiscal reduz custos, melhora as etapas de trabalho e traz flexibilidade para as decisões. Além disso, simplifica a entrega das responsabilidades principais, evitando multas e problemas com a legislação.
Atendimento ao Cliente:
A automatização no atendimento ao cliente ajuda a fidelizar e reter clientes, aumentar a credibilidade e confiança da equipe, incrementar o ticket médio e reduzir o Custo de Aquisição de Clientes (CAC). Também reduz custos, proporciona maior agilidade nos procedimentos e aumenta a disponibilidade do serviço.
Como os Processos Manuais Podem Prejudicar a Empresa?
Lentidão dos Processos:
Tarefas manuais fazem com que a equipe gaste tempo em demandas que poderiam ser executadas por softwares e outras ferramentas. Isso torna a rotina operacional lenta e impede que os profissionais sejam estratégicos. Com a automatização, os colaboradores podem investir em novos formatos de vendas, trazer inovação para a empresa e ganhar competitividade.
Maiores Chances de Erros:
A automatização contribui para a padronização de processos, reduzindo as chances de erros comuns em tarefas manuais. Erros frequentes podem prejudicar a satisfação do cliente e levar ao cancelamento de contratos (churn).
Comunicação Ineficiente:
A automatização facilita o acesso às informações, essencial em contextos desafiadores. Sem automatização, os dados não são centralizados, causando desencontro de informações e pouca autonomia para decisões rápidas e efetivas. A automatização permite que as informações sejam consultadas a qualquer momento, evitando dependência excessiva entre áreas e garantindo segurança no histórico da empresa.
Queda de Produtividade:
A eliminação de processos manuais aumenta a produtividade da equipe, permitindo que os colaboradores dediquem seu tempo a atividades mais estratégicas. Isso resulta em uma melhor percepção do cliente em relação à empresa.
Como Escolher a Melhor Solução para a Automatização de Processos?
Ao perceber a necessidade de automatizar diferentes áreas da sua empresa, é importante seguir algumas dicas para escolher a ferramenta adequada. Identifique seus objetivos e as necessidades dos seus profissionais, além das particularidades de cada área. Faça uma lista dessas necessidades junto às dos clientes. Avalie a reputação da empresa fornecedora da solução, o suporte oferecido e se ela se encaixa na realidade do seu negócio. Também avalie o atendimento da empresa fornecedora para entender como será o relacionamento no dia a dia.
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Automatizar processos não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir a eficiência, reduzir custos e melhorar a produtividade da empresa. Investir em tecnologia é investir no futuro do seu negócio.
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