A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) é um processo complexo que envolve a verificação de informações pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). Durante essa análise, a nota fiscal pode ser aprovada, rejeitada ou denegada. Compreender as diferenças entre uma NF-e rejeitada e uma denegada é crucial para evitar problemas fiscais e operacionais. Vamos explorar essas distinções em detalhes.
O que é uma NF-e Rejeitada?
A NF-e rejeitada ocorre quando o documento enviado à Sefaz contém erros de preenchimento ou inconsistências nas informações fornecidas. Nesse caso, a nota fiscal não é registrada na base de dados da Sefaz e, portanto, ainda pode ser corrigida e reenviada com a mesma numeração. Alguns dos principais motivos para a rejeição de uma NF-e incluem:
- Dados Incorretos no CNPJ: Se o CNPJ do emitente ou do destinatário estiver inválido, seja por números incorretos, dígitos a mais ou a menos, ou troca de posições, a NF-e será rejeitada. O CNPJ deve conter exatamente 14 caracteres e pode ser validado através do site da Receita Federal.
- Empresa Não Cadastrada: Caso a empresa emissora não esteja devidamente cadastrada no sistema da Sefaz, a nota será rejeitada. Isso pode ocorrer quando a inscrição estadual está irregular ou inexistente. O responsável deve regularizar a situação junto ao órgão estadual.
- Duplicidade de NF-e: Se a numeração da nota fiscal já existir no banco de dados da Sefaz, a nova NF-e será rejeitada. Nesses casos, é necessário verificar a série, número, data e valores da nota e, se necessário, sincronizar o sistema.
Após identificar e corrigir o erro, a NF-e pode ser reenviada à Sefaz com a mesma numeração. Como a nota rejeitada não é registrada na base de dados, ela mantém a validade para reemissão.
O que é uma NF-e Denegada?
A NF-e denegada ocorre quando existem irregularidades fiscais com uma das partes envolvidas na transação, seja o emitente ou o destinatário. Esse status é atribuído quando a empresa possui pendências fiscais que impedem a emissão de notas fiscais, como a falta de cumprimento de obrigações acessórias, irregularidades cadastrais ou suspensão da inscrição estadual. Algumas das causas comuns para a denegação incluem:
- Pendências Fiscais do Emitente ou Destinatário: Se o contribuinte, seja ele o emitente ou destinatário da nota, estiver com a inscrição estadual suspensa, cancelada ou inapta, a Sefaz denegará a NF-e. Isso impede a regularização da transação até que as pendências sejam resolvidas.
- Irregularidades Cadastrais: Problemas no cadastro do contribuinte, como falta de atualização de informações ou inconsistências nos dados registrados na Sefaz, também podem levar à denegação.
Ao contrário da rejeição, a NF-e denegada não pode ser corrigida. A numeração utilizada torna-se inválida e não pode ser reutilizada. Para regularizar a situação, o contribuinte deve resolver as pendências junto à Sefaz e, posteriormente, emitir uma nova NF-e com uma nova numeração.
Consequências e Procedimentos
Nota Rejeitada: Pode ser corrigida e reenviada com a mesma numeração. Não há necessidade de emissão de um novo documento, apenas a correção dos dados.
Nota Denegada: A numeração da NF-e é inutilizada. Para regularizar, é necessário resolver as pendências fiscais e emitir uma nova NF-e com numeração distinta.
Compreender essas diferenças é essencial para evitar transtornos e manter a conformidade fiscal da empresa. Em caso de dúvidas, sempre é recomendável consultar um contador ou especialista em legislação tributária.
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