O cruzamento de dados De-Para é um processo que envolve a correspondência de informações entre duas listas ou bancos de dados diferentes para garantir a consistência, a integração e a interoperabilidade dos dados.
O termo “De-Para” refere-se a mapeamentos onde cada item de uma fonte (De) é associado a um item correspondente em outra fonte (Para).
Este tipo de cruzamento é essencial em diversas situações, como:
- Migração de Dados: Transferir informações de um sistema para outro, garantindo que os dados do sistema antigo (De) sejam corretamente mapeados para o novo sistema (Para).
- Integração de Sistemas: Quando diferentes sistemas de informação precisam se comunicar e trocar dados de forma consistente, o cruzamento De-Para é usado para garantir que os dados de um sistema sejam interpretados corretamente pelo outro.
- Consolidação de Dados: Combinar dados de múltiplas fontes em um único repositório centralizado, assegurando que as entradas de dados duplicadas ou inconsistentes sejam tratadas corretamente.
- Normalização de Dados: Uniformizar dados provenientes de diferentes fontes que podem ter diferentes padrões de nomenclatura, formatos ou estruturas.
- Análise de Dados: Facilitar a análise de dados de múltiplas fontes, garantindo que todas as informações sejam consistentes e comparáveis.
Esse processo envolve a criação de tabelas de mapeamento ou correspondência onde cada item ou valor de um conjunto de dados é associado ao seu equivalente no outro conjunto.
Esse mapeamento assegura que o item identificado como “001” no Sistema A seja reconhecido como “A01” no Sistema B, permitindo a correta interpretação e utilização dos dados.
Conferência de Documentos (Pré-entrada e Entrada)
A conferência de documentos nas fases de pré-entrada e entrada é um procedimento crucial para garantir a integridade, legalidade e precisão das operações comerciais e administrativas. Vamos detalhar como isso se dá e qual é sua importância:
Pré-entrada
Como se dá:
- Recepção de documentos: Documentos como pedidos de compra, notas fiscais, guias de remessa e contratos são recebidos e organizados.
- Verificação inicial: Confere-se a consistência dos documentos recebidos, verificando dados como número do pedido, descrição dos produtos, quantidades, preços e condições de pagamento.
- Checagem de conformidade: Avalia-se a conformidade com as políticas internas da empresa e com a legislação vigente, incluindo aspectos fiscais, tributários e regulatórios.
- Aprovação prévia: Os documentos são submetidos para aprovação pelos responsáveis designados antes da entrada oficial no sistema.
Importância:
- Prevenção de fraudes: A verificação inicial ajuda a identificar documentos falsificados ou fraudulentos.
- Conformidade legal: Garante que a documentação atenda aos requisitos legais e fiscais, evitando penalidades.
- Precisão de dados: Assegura que os dados inseridos no sistema estão corretos, evitando erros nas fases subsequentes.
Entrada
Como se dá:
- Registro no sistema: Os documentos verificados e aprovados na fase de pré-entrada são oficialmente registrados no sistema da empresa.
- Validação de dados: O sistema faz uma nova checagem para garantir que todas as informações foram registradas corretamente.
- Armazenamento de documentos: Os documentos são digitalizados (se aplicável) e arquivados conforme os procedimentos da empresa.
- Integração com outras áreas: Informações são compartilhadas com outras áreas da empresa, como financeiro, contabilidade e logística, conforme necessário.
Importância:
- Rastreabilidade: Facilita o rastreamento de documentos e transações, permitindo auditorias eficientes.
- Eficiência operacional: Um registro preciso e organizado dos documentos agiliza processos internos, como pagamentos, recebimentos e controle de estoque.
- Transparência e controle: Garante que todas as operações estejam documentadas e controladas, promovendo uma gestão mais transparente e segura.
- Base para tomada de decisão: Dados precisos e bem documentados são essenciais para análises e decisões estratégicas da empresa.
Implementação de cruzamentos De-Para
A implementação de cruzamentos De-Para pode ser complexa e geralmente envolve um entendimento profundo dos dados em ambos os sistemas, além de ferramentas de gestão de dados para automatizar e gerenciar o processo.
A vantagem do uso de Tecnologia
A vantagem de um software de auditoria e correções automáticas, como o SAAM, nesse contexto, é a garantia da autenticidade e integridade dos documentos fiscais eletrônicos por meio da verificação direta na base de dados da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado. Isso assegura que os documentos recebidos estejam em conformidade com as normas fiscais e não tenham sido adulterados, minimizando o risco de fraudes e problemas legais. Além disso, essa verificação em tempo real proporciona maior segurança e confiabilidade nas transações comerciais, permitindo à empresa agir proativamente em caso de documentos inválidos ou suspeitos.
Lembre-se: identificar discrepâncias e erros rapidamente é estar sempre um passo à frente.
O QUE O SAAM FAZ COM RELAÇÃO AO DE-PARA?
- Pré-entrada de notas automática após recebimento de NFe e CTe
- Manifestação automática após o lançamento
- Validação do cliente junto à SEFAZ
- Realiza o De-Para referente a pré-entrada e entrada de forma automática a cada 5 minutos
- Armazenamento de XML em nuvem
E não para por aí. Através de uma integração eficiente com os principais ERP’s do Brasil, o SAAM potencializa ainda mais a performance de seu ERP, sanando inclusive, possíveis deficiências. Auditorias refinadas, correções automáticas, cruzamentos de XML’s, geração de relatórios personalizados, robotização do PVA, entre outros.
