No cenário tributário atual, a precisão e conformidade das declarações fiscais são essenciais para evitar problemas com a fiscalização e garantir a eficiência operacional das empresas.
Dessa forma, identificar e corrigir inconsistências nos arquivos fiscais utilizando tecnologias avançadas para otimizar os processos e assegurar a conformidade com as normas tributárias não é mais uma opção, e sim, uma necessidade.
Diferenças entre a EFD-ICMS-PI e a EFD-Contribuições
Antigamente, as obrigações eram enviadas em livros impressos, e a conferência era manual. Hoje, a fiscalização digital facilita o cruzamento de dados fiscais, tornando essencial a correta escrituração.
Um erro comum é escriturar um documento na EFD-Contribuições e esquecer de escriturar na EFD-ICMS-PI, o que é rapidamente detectado pela fiscalização.
Para uma correta escrituração, primeiramente é essencial saber diferenciar as obrigações.
Vamos lá?
- EFD-ICMS-PI: obriga a escrituração de todas as documentações de entrada e saída, incluindo serviços e CTEs.
- EFD-Contribuições: envolve apenas documentos relacionados a PIS e COFINS. Qualquer pagamento ou crédito de PIS e COFINS deve ser escriturado.
Auditoria de inconsistências nos arquivos fiscais
Agora, vamos detalhar como realizar uma auditoria para identificar inconsistências nos arquivos fiscais.
Código NCM inválido
Um erro comum é utilizar um Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) que não está mais vigente. Isso pode resultar em uma tributação incorreta. O fiscal pode facilmente detectar essa inconsistência ao comparar com a base de dados atual.
Divergência nos valores da nota fiscal
Outro erro frequente é a divergência entre o valor total da nota fiscal e o somatório dos itens da nota. Isso pode ocorrer por omissão de algum valor no produto ou na capa da nota.
Verificação de valores de mercadorias
Para verificar se os valores das mercadorias estão corretos, é crucial considerar todos os componentes que afetam o valor final. Isso inclui:
- Descontos
- Abatimentos
- Valor do ICMS-ST (mesmo sem direito ao crédito)
- Valor do seguro
- Outras despesas
- Valor total do IPI
A soma correta desses itens garante que o valor total da mercadoria esteja exato. Caso contrário, ao enviar um arquivo com erros para a Receita Federal, você poderá ser autuado devido às discrepâncias entre os registros C100 (capa da nota) e C170 (itens da nota).
Alerta de intervalo na sequência numérica das notas fiscais
A quebra na sequência numérica das notas fiscais é outro erro comum que pode ocorrer. Isso pode ser devido a contingência ou emissão em outra série. Contudo, se o documento não foi cancelado ou inutilizado, essa quebra representa uma omissão de documentação, o que é um erro sério para a fiscalização. Verifique sempre se a quebra é justificada ou se é um erro que precisa ser corrigido.
Tratamento do imposto de importação
Na análise de inconsistência entre o total da nota fiscal e os itens, o imposto de importação deve ser incluído em outras despesas. É fundamental garantir que esse imposto esteja corretamente refletido no valor total.
Exemplo prático de cruzamento: XML e EFD-ICMS-PI
Um cruzamento solicitado frequentemente é o do XML com a EFD-ICMS-PI. Isso é crucial porque, sem uma ferramenta que capture o XML diretamente da SEFAZ, uma nota fiscal pode ser emitida contra o CNPJ do cliente sem que ele tenha conhecimento.
Através do SAAM AGENTE, o robô busca e valida os dados da receita, verificando a veracidade dos documentos na base da SEFAZ de cada estado.
Captura automática de XMLs
Muitas empresas têm notas fiscais emitidas contra seu CNPJ e nem sabem, resultando em uma falha na escrituração da EFD-ICMS-PI.
O SAAM faz:
- Pré-entrada de notas automática após recebimento de NFe e CTe
- Manifestação automática após o lançamento
- Validação do cliente junto à SEFAZ
- Captura automática de XML’s através do e-mail cadastrado.
Importância do cadastro de produtos
O cadastro correto de produtos é fundamental para a gestão de estoque e a conformidade fiscal.
Registros como o 0200 (cadastro de produto) e seus relacionados (0190, 0205, 0220) são de extrema importância. A correta estruturação desses registros evita problemas como a rejeição de notas fiscais e inconsistências no controle de estoque.
O SAAM faz:
- Validação dos dados do fornecedor (IE, endereço, localidade)
- Saneamento de cadastros (NCM e Produtos)
- Validação da situação de clientes (IE)
- Criação de Inventário próprio para comparação com o do ERP
Fatores de conversão e controle de estoque
Os fatores de conversão são cruciais para a correta gestão de estoque. Por exemplo, se uma empresa compra fardos de um produto, mas vende unidades, é necessário informar corretamente a unidade de medida de venda e o fator de conversão no registro 0220. A falta dessa informação pode resultar em discrepâncias no estoque e autuações fiscais.
O SAAM possui uma rotina especialmente dedicada a esse registro, a ROTINA 1.4.10.2 (Geração de Fatores de Conversão – 0220).
Importância da correta estruturação dos registros
Para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas, é crucial que todos os cadastros e registros sejam feitos corretamente. Isso inclui:
- Registro 0150: cadastro de participantes.
- Registro 0190: fatores de conversão.
- Registro 0200: cadastro de produtos.
- Registro 0220: fatores de conversão específicos.
Esses registros permitem que a fiscalização entenda seu estoque e certifique-se de que as informações estejam precisas e consistentes.
O SAAM realiza auditorias refinadas, cruzamentos de XML’s, correções automáticas, otimizando sua rotina e facilitando a escrituração de seus registros fiscais e contábeis.
Benefícios da tecnologia na auditoria fiscal
A automação simplifica processos de auditoria e garante a conformidade. Transforma o tempo perdido em oportunidades ganhas.
O SAAM faz:
- Pré-entrada de notas automática após recebimento de NFe e CTe – Evite erros. Agilize o registro de entrada de mercadorias.
- Armazenamento automático de XML em pasta local – Simplifique a organização e recuperação de XML’s.
- Manifestação automática após o lançamento – Comunicação ágil e eficiente com a Receita Federal.
- Saneamento de cadastros (NCM e Produtos) – Reduza o risco de penalidades e custos adicionais.
- Cruzamento do XML com a base do ERP – Identifique discrepâncias e erros rapidamente.
- Integração eficaz com o ERP – Troca de dados fluida e automatizada. Atualização em tempo real das informações.
Auditorias refinadas, correções automáticas, Robotização do PVA… É O SEU SPED LIVRE DE ERROS.
SAAM: REFERÊNCIA EM COMPLIANCE FISCAL NO BRASIL!
_____________________________
Confira a Próxima Matéria na Integra: Garantindo a conformidade fiscal: soluções em auditoria, integrações ERP e automação de processos
