No universo contábil e fiscal, a eficiência é crucial para o sucesso das operações de uma empresa. Entre as diversas tarefas que compõem o dia a dia de um departamento contábil, algumas se destacam pelo tempo e esforço que demandam. Vamos explorar essas rotinas em detalhe, entendendo por que são tão exigentes e como a automação pode transformar essa realidade.
Conciliação Bancária
A conciliação bancária é um processo essencial que envolve a comparação das transações registradas nos extratos bancários com os registros contábeis da empresa. Cada transação precisa ser verificada para garantir que todas as entradas e saídas de dinheiro estejam corretamente registradas. Esta tarefa detalhada é fundamental para a precisão das demonstrações financeiras, mas pode ser extremamente demorada, especialmente quando feita manualmente.
Fechamento Contábil Mensal
O fechamento contábil mensal é uma das tarefas mais críticas e complexas do departamento contábil. Envolve a preparação de balanços, demonstrações de resultados, lançamentos de ajuste e provisões. A precisão é vital, pois qualquer erro pode afetar a análise financeira e a tomada de decisões estratégicas. Esta rotina exige muita atenção aos detalhes e pode consumir vários dias de trabalho da equipe.
Apuração de Tributos
A apuração de tributos é um processo minucioso que envolve o cálculo de diversos impostos, como ICMS, ISS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL. Além de entender e aplicar corretamente a legislação tributária, é necessário garantir que todos os dados sejam precisos para evitar multas e penalidades. Este processo exige um conhecimento profundo das normas fiscais e um controle rigoroso sobre as operações da empresa.
Emissão de Notas Fiscais
A emissão de notas fiscais, especialmente a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é uma rotina que requer precisão e conformidade com as normas fiscais vigentes. Qualquer erro pode resultar em complicações legais e fiscais para a empresa. Este processo, quando realizado manualmente, pode ser muito demorado, mas é essencial para a correta tributação das vendas e serviços.
Declarações Acessórias
As declarações acessórias, como DCTF, EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI e SPED Contábil, são obrigações fiscais que exigem um preenchimento preciso e envio dentro dos prazos estabelecidos. A preparação dessas declarações demanda tempo e atenção, além de uma revisão rigorosa para garantir que todas as informações estejam corretas e completas.
Gestão de Folha de Pagamento
O processamento da folha de pagamento é outra tarefa que consome bastante tempo. Envolve o cálculo de salários, benefícios, impostos sobre a folha e outras obrigações trabalhistas. Além disso, é necessário garantir a conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias, o que adiciona uma camada extra de complexidade.
Auditoria Interna e Externa
Preparar-se para auditorias internas e externas é uma tarefa que requer a organização de uma vasta quantidade de documentos e dados. A equipe contábil precisa revisar todos os registros para garantir que estejam completos e precisos. Responder a auditorias também demanda tempo e atenção aos detalhes, tornando esta uma das rotinas mais exigentes.
Controle de Estoques e Inventário
Para empresas que precisam manter um controle rigoroso de estoques, como indústrias, o processo de registro e auditoria de inventário é bastante exigente. É necessário garantir que todos os produtos estejam corretamente contabilizados e que os registros reflitam a realidade do estoque físico. Esta tarefa é crucial para a gestão eficiente dos recursos da empresa.
Automação: A Solução para Ganhar Tempo e Eficiência
A boa notícia é que a automação dessas rotinas pode transformar a realidade do departamento contábil e fiscal. Softwares de gestão contábil e fiscal, como o SAAM, podem reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas manuais, minimizar erros e melhorar a eficiência da equipe. Com a automação, a conciliação bancária, o fechamento contábil, a apuração de tributos e a emissão de notas fiscais podem ser realizados de maneira mais rápida e precisa.
Além disso, a automação com o SAAM facilita a geração de declarações acessórias e a preparação para auditorias.
O controle de estoques e inventário também se torna mais eficiente, permitindo que a empresa mantenha um registro preciso e atualizado de seus recursos, além da criação de inventários próprios para comparação com os do ERP, o que evita furos no estoque por não existir um controle trimestral/semestral.
O SAAM possui uma Rotina dedicada a processamento, análise e correção do inventário do cliente item a item com dados do SPED + XMLs próprios.
Conclusão
As rotinas contábeis e fiscais são complexas e exigentes, consumindo uma parte significativa do tempo e esforço da equipe contábil. No entanto, a automação dessas tarefas oferece uma solução eficaz para aumentar a eficiência e a precisão, liberando a equipe para focar em atividades estratégicas que agregam mais valor à empresa. Adotar tecnologias de automação é um passo essencial para modernizar o departamento contábil e garantir a competitividade no mercado.
