Tatiane Oliveira
Qual o papel da área de COMPLIANCE em uma Empresa?
Desde a aplicação da LGPD em formulários de cadastros de clientes e colaboradores, até a guarda organizada de documentos fiscais eletrônicos, o compliance está presente em todas as áreas de uma empresa.
São algumas das funções do compliance:
→ Analisar a fundo quais são os riscos operacionais da empresa;
→ Gerir os controles internos;
→ Desenvolvimento de projetos para aprimoramento contínuo e cumprimento de normas técnicas;
→ Análise e prevenção de fraudes;
→ Promoção de auditorias periódicas;
→ Gerenciamento e análise das políticas de gestão de funcionários;
→ Elaboração de códigos de conduta e desenvolvimento de planos para a disseminação da função compliance na cultura organizacional;
→ Monitoramento da adequação contábil aos padrões e normas internacionais;
→ Interpretação e aplicação jurídica e constitucional ao dia a dia da empresa.
Como aplicar o compliance fiscal e tributário?
Compliance fiscal e tributário não é um milagre... É UM PROCESSO!
O alto número de atividades que precisam de compliance ou derivam dele pode assustar em um primeiro momento. O importante é não cair na ansiedade de fazer tudo ao mesmo tempo, e ter um ponto de partida para começar a implementar processos em compliance.
Aqui vão algumas dicas que podem te ajudar.
1. Mapeamento da situação geral e das operações
O primeiro passo para iniciar os processos de compliance fiscal é realizar um mapeamento da situação geral e das operações, o que inclui:
- processos internos;
- metodologias de trabalho utilizadas;
- políticas de estoques;
- estratégias de gestão de pessoas;
- harmonização contábil;
- técnica de melhoria contínua; entre outros.
Para elencar as prioridades, pode ser usada a Matriz GUT (gravidade x urgência x tendência), levando em consideração sempre o cenário atual e o que pode acontecer se não houver mudanças.
Por exemplo: a sua área fiscal imprime notas fiscais e armazena em um depósito. Isso é um grande problema.
* Primeiro: o DANFE impresso não tem validade jurídica, é preciso armazenar o XML (arquivo digital);
* Segundo: os XML's completos só poderão ser consultados na SEFAZ em um prazo de 30 dias, ou seja, documentos mais antigos não terão serventia, logo, há custos elevados e desnecessários com impressão e armazenagem.
Tudo isso pode resultar em multas e problemas fiscais no futuro, portanto, é um problema muito grave, muito urgente, e irá piorar rapidamente.
2. Planejamento estratégico com objetivos alcançáveis
A partir do mapeamento de pontos de melhoria, é preciso elaborar um planejamento que possibilite alcançar o objetivo proposto.
Por exemplo: um objetivo é garantir a segurança dos XML's para evitar a ocorrência de multas e autuações.
Para alcançar este objetivo, a empresa irá investir em tecnologia de automação do recebimento e guarda dos documentos.
3. Comunicação com os colaboradores
Um processo de compliance eficiente deve ser de fácil compreensão. A comunicação é essencial em todos os processos de alinhamento de valores e objetivos da empresa. Seus colaboradores precisam saber sobre as ações que estão acontecendo, qual será o impacto nas operações, e principalmente, quais são os ganhos e benefícios destas mudanças.
4. Treinamento
É fundamental criar uma cultura de respeito às políticas internas da empresa, bem como das leis inerentes à sua atividade, mostrando a todos os colaboradores, como essas se aplicam diretamente às suas responsabilidades do cotidiano. Estabeleça um programa de treinamento de conformidade que seja realizado por todos.
5. Integração à cultura da empresa
É preciso lembrar que o compliance não é uma ação isolada ou atividade para se fazer a cada semestre. É cotidiano, por isso, é preciso que a cultura da empresa volte para a melhoria de processos em conformidade fiscal e jurídica.
TECNOLOGIAS A FAVOR DO COMPLIANCE.
Como bem sabemos, a legislação fiscal possui uma grande complexidade que dificulta o trabalho das empresas para manterem-se em conformidade com a lei. Ao mapear os processos, você notará que muitos podem ser automatizados, o que representa um ganho em produtividade, segurança e escala no negócio. Ao contratar softwares de auditoria, é importante verificar sua efetividade e inclusive como sua integração se dá ao ERP utilizado pela organização, para que nenhuma informação se perca.
O SAAM SIMPLIFICA TUDO!
Além do alto nível de excelência apresentado nas auditorias realizadas, o sistema faz integração com os principais ERP's do mercado, sanando possíveis deficiências.
Conclusão:
Estar em compliance fiscal e tributário é uma tarefa importante para qualquer empresa, se tornando uma necessidade tendo em vista a legislação e até mesmo a competitividade do mercado. A boa notícia é QUE VOCÊ NÃO PRECISA FAZER ISSO SOZINHO.
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Matéria por: Tatiane Oliveira.
